Jena: Das sind die Mehrbelastungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung

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Am gestrigen Mittwoch tagte der Stadtrat – wieder pandemiebedingt – im Volkshaus. Zahlreiche Beschränkungen müssen die ehrenamtlichen Stadträtinnen und Stadträte dulden: Tagungen per Videoschalte, mit begrenzter Anzahl an Teilnehmern und nicht im historischen Rathaus am Markt, lange Lüftungspausen, Mund-Nasen-Schutz, zum Teil vom Rechtsamt vorgegebener Tagesordnung, keine Aussprache bei Anfragen und zum Teil von Berichts- und Beschlussvorlagen. Für die Demokratie auf kommunaler Ebene ein sehr starker Einschnitt.

Einen Einblick aus Sicht der Stadtverwaltung mit den Eigenbetrieben Kommunale Immobilien, Kommunalservice das Jobcenter Jenarbeit und Jenakultur bietet eine aktuelle – schriftliche – Antwort auf die Anfrage von Stadtratsmitglied Bastian Stein (CDU). Es sind seit Beginn der zwischen Stadträten und Stadtverwaltungsspitze getätigten Absprache, auf eine öffentliche, mündliche Beantwortung nebst Nachfragen aus Zeitgründen zu verzichten, längst nicht alle Bürger- oder Stadtratsanfragen beantwortet worden. Dies betrifft zum Beispiel Anfragen aus dem Dezember 2021 für den SHIA e.V. zu Beratungs-, Unterstützungs- und Entlastungsangeboten für Alleinerziehende und aus dem Januar zur Verkehrszählung im Damenviertel oder zu Carsharing-Angeboten. Aktuell wurden lediglich zwei von sechs Anfragen von Stadtratsmitgliedern beantwortet; für beide Anfragen aus der Bürgerschaft liegen keine Antworten vor. Solche Anfragen werden spätestens zwei Wochen vor der entsprechenden Sitzung bekannt gegeben und, nach Genehmigung durch den Hauptausschuss, auf die Tagesordnung gesetzt, eine Antwort sollte also bis zur Sitzung vorliegen. Sollte es einen hohen Mehraufwand bei der Beantwortung geben, gibt die Geschäftsordnung des Stadtrates eine Frist von 14 Tagen vor.

Doch, wie sahen die Mehrbelastungen aus Sicht der Verwaltung aus? Oberbürgermeister Dr. Thomas Nitzsche (FDP) gibt die Antworten.

Hier finden Sie die Antwort auf die Stadtratsanfrage:

Stadtratsanfrage von Herrn Stein zu den Mehrbelastungen der Mitarbeiter in der Verwaltung

Sehr geehrter Herr Stein,

vielen Dank für Ihre Anfrage, die ich lhnen hiermit gern beantworte.

  1. Lässt sich die Entwicklung der Aufwände in den letzten Jahren, insbesondere durch außergewöhnliche Belastungssituationen, bewerten?
  1. Wie stellt sich die Entwicklung der Krankenquote, Fluktuation, (messbaren) Mitarbeiterzufriedenheit und Überstunden in der Stadtverwaltung und Eigenbetriebe dar?
  1. Welche Bereiche sind hinsichtlich Aufgaben und Aufwände besonders belastet und welche eher eingeschränkt?

Gern möchte ich alle drei Fragen zusammen beantworten.

Seit Beginn der Pandemie 2020 sind die Verwaltung und die Eigenbetriebe in besonderem Maße belastet. Die Tatsache , dass die Pandemie vor allem durch Einschränkungen der physischen Kontakte einzudämmen ist,· ist nicht nur handlungsleitend für die Maßnahmen, die die Stadtgesellschaft betreffen, sondern auch für die Arbeitsorganisation der Stadtverwaltung selbst.

In 2020 ging es zunächst um die Kommunikation und Organisation der besonderen Situation

(z. B. Masken, Freistellung, Lockdown, Kurzarbeit). Da Art und Umfang der Aufgaben weder planbar noch absehbar, kristallisieren sich derzeit neue Arbeitsstrukturen heraus,

Schwerpunkte, mit denen große Teile der Verwaltung beschäftigt waren, neben der Tätigkeit in den Krisenstäben, waren vor allem:

  • Änderung der Aufgaben und Strukturen in der Verwaltung,
  • Aufbau von Kommunikationsstrategien nach innen und nach außen,
  • Organisation des Infektionsschutzes nach innen und nach außen,
  • Festlegung neuer arbeitsorganisatorischer Abläufe (z. B. HomeOffice),
  • Hotlinetätigkeit – E-Mail-Beantwortung u. a.,
  • umfassende Öffentlichkeitsarbeit,
  • Organisation und Einsatz von Technik in vielen Bereichen (Ausstattung von Arbeitsplätzen, eMeeting usw.),
  • Kooperation auf allen Ebenen innerhalb und außerhalb der Stadtverwaltung und der Eigenbetriebe.

Die Situation hatte auch zur Folge, dass gewohnte Beratungsformate fernmündlichen oder videobasierten Absprachen wichen, Mitarbeitende aufgrund Quarantäneanordnungen oder Kita- bzw. Schulschließungen von zu Hause aus oder nur eingeschränkt arbeiten konnten, Personalumsetzungen für die Aufgaben in der Panderilieeindämmung vorgenommen werden

und im Bereich des Arbeitsschutzes erweiternde Maßnahmen zum Infektionsschutz umge­setzt wurden.

Während durchgängig mindestens die Hälfte der Beschäftigten der Kernverwaltung anwesend war, befanden sich zeitweilig 17 % im HomeOffice, der Anteil sank bis zum Juni auf knapp 10 %. Unter 1 % der Beschäftigten war aufgrund der Zugehörigkeit zur Risikogruppe freigestellt. Die Freistellungsregelung für die Betreuung von Kindern wurde ebenfalls von nur einem geringen Anteil der Beschäftigten in Anspruch genommen. Der höchste Krankenstand war in der KW 13/2021 mit 15 % zu verzeichnen.

Weitere detaillierte Angaben, auch zur Belastung der einzelnen Bereiche, sind dem Bericht zum Pandemiemanagement (Umfang 51 Seiten) zu entnehmen.

Im zweiten Jahr der Pandemie änderte sich die Situation und wurde hauptsächlich ab 2021 noch belastender für viele Bereiche der Stadtverwaltung.

Im Gegensatz zum Jahr 2020 waren maßgeblich neben der ganz normalen „Sachbearbeitung“ unter besonderen Bedingungen die zusätzlichen Aufgaben von Corona zu bewältigen. Dies führte in nahezu allen Bereichen zu einer zusätzlichen Belastung.

Bis heute fordert die Corona-Pandemie und zusätzlich die Flüchtlingskrise die zur Verfügung stehenden zusätzlichen Kapazitäten

  • für Hiife im FD Gesundheit,
  • für die Absicherung der Hotlinetätigkeit und
  • für zusätzliche Arbeitskräfte aktuell im Fachdienst Soziales und der Ausländerbehörde. Zur Unterstützung des FD Gesundheit waren folgende Arbeitskräfte zusätzlich im Einsatz:
  • im Durchschnitt 8 Containment Scouts
  • im Durchschnitt 7 Mobile Scouts vom Land
  • 36 Abordnungen insgesamt aus anderen Bereichen der Verwaltung u. der Eigenbetriebe
  • 7 bis 10 Soldaten der Bundeswehr
  • bis zu 7 Werkstudenten ·

Die Corona-Hotline konnte nur durch den koordinierten Einsatz von 60 Mitarbeitenden aufrechterhalten werden.

Aktuell sind wieder viele Bereiche der Stadtverwaltung beauftragt, noch immer bei der Pandemie Unterstützung zu leisten, aber zunehmend auch bei der Bewältigung der Ukraine-Krise. Hier wird die Unterstützung vor allem in den Bereichen FD Soziales, Ausländerbehörde, Bürger- und Familienservice sowie Integrationsmanagement gebraucht.

Die zusätzliche Belastung hat sich auch auf die Krankenquote ausgewirkt. Im Jahr 2020 wurde der bisherige Höchststand erreicht. Mit 8,49 % stieg diese um 0,89 % im Vergleich zum Vorjahr. Mit 31 Krankheitstagen pro Mitarbeiter wurde ein bis dahin noch nie erreichter Wert verzeichnet. Die Analyse für das Jahr 2021 steht noch aus. Es werden wohl ähnliche Tendenzen erkennbar sein.

Bereits jetzt sind klar bezifferbar folgende Auswirkungen:

  • Die Mehrarbeitsstunden in der gesamten Verwaltung haben sich vom (31.12.2020 bis 31.12.2021) um 32.000 Stunden erhöht.
  • Der Resturlaub, der nicht genommen werden konnte, erhöhte sich im gleichen Zeitraum um 500 Tage.
  • 14.688 zusätzliche Stunden wurden innerhalb eines Jahres (03/2021 bis 03/2022) im FD Gesundheit zusätzlich geleistet.
  • 26 Aushilfen und Bundesfreiwilligendienstler wurden eingestellt

Eine Auswirkung auf die Mitarbeiterzufriedenheit wegen der anhaltenden Belastungssituation wird es sicher geben. Aber auch positive Aspekte sind durchaus erkennbar. Die meisten MA haben sich schnell auf die Anwendung neuer Technik umgestellt; Home Office/Telearbeit hat sich vielen Bereichen extrem gut bewährt; neue Formate für Weiterbildung/Schulungen bringen Effektivität; Flexibilisierung von Arbeitszeit erhöht die Arbeitgeberattraktivität.

Eine entsprechende Analyse steht noch aus. Die Aussagen werden sich nach der im Juni stattfindenden Mitarbeiterbefragung konkretisieren lassen.

gez. Dr. Thomas Nitzsche, Oberbürgermeister.

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